Cost Down Serampangan…Boros Jangka Panjang

Kasus ini sering terjadi, maunya perusahaan menghemat dengan melakukan pemotongan anggaran di sana sini, ternyata justru menimbulkan pemborosan jangka panjang.

Sebuah sekrup di bagian pesawat terbang kecil selalu saja patah. Tiap kali teknisi harus menggantinya. Karena sebal terus-menerus mengganti, akhirnya teknisi tersebut mengganti dengan sekrup yang lebih kuat. Akibatnya? Sayap pesawatnya yang patah. Ternyata sekrup tadi berfungsi sebagai ‘sekering’ yang menunjukkan ada masalah pada beban di sayap.

Demikian cerita yang disampaikan Profesor Diran saat saya kuliah dulu. Cerita itu demikian membekas dalam ingatan karena mengajarkan satu hal, gejala bukanlah masalahnya. Bertindak praktis tanpa mengetahui latar belakang suatu hal, bisa mengakibatkan bencana secara keseluruhan. Karena teknisi tersebut tidak tahu bahwa sekrup tersebut memang didesain untuk patah (guna menghindari kerusakan yang lebih besar) maka dia menjadi ceroboh mengganti dengan sekrup yang lebih kuat (menganggap masalah ada di sekrup), padahal fungsi sekrup tersebut adalah ‘sekering’ pemberi tanda bahwa ada masalah besar sedang terjadi (beban sayap yang terlalu besar).

Sama halnya dengan berhemat-hemat di perusahaan. Seringkali berhemat dilakukan dengan sekedar efisiensi pengeluaran ‘tanpa memahami esensi’ mengapa suatu kegiatan diperlukan.

Contoh sederhana pernah terjadi di kantor saya di ITB. Karena alasan penghematan, maka makan siang ditiadakan (diubah menjadi tanggung jawab masing-masing). Sekilas seperti penghematan, tapi akibatnya sangat besar. Makan siang selama ini berfungsi menjadi tempat berkumpul para dosen. Di forum makan itulah mereka mengobrol, diskusi, bahkan terkadang menjadi semacam rapat kecil. Akibat makan siang ditiadakan, maka dosen malas kumpul (harus rapat formal agar ada makan siang). Akibatnya juga dosen malas ke kampus. Sisi lain adalah, karyawan perlu pergi keluar untuk makan siang, yang menyebabkan banyak keterlambatan balik ke kantor. Prestasi pun menurun. Di kantor saya, karena kami memahami makna makan siang, seorang dosen (yang punya usaha sampingan lumayan) kemudian berbaik hati menanggung makan siang agar acara kumpul informal dosen bisa terus berlangsung. Hal ini berjalan beberapa bulan hingga akhirnya pihak fakultas menyadari kekeliruannya dan memberikan dana makan siang kembali.

Bagaimana kita sebaiknya berhemat. Prinsip yang dipegang adalah : berhematlah untuk jangka panjang, walau tampak boros dalam jangka pendek.

Apa yang bisa dipegang sebagai penghematan jangka panjang? Kriteria penghematan jangka panjang adalah ketika setiap komponen proses bisa fokus pada kegiatan yang memberi nilai tambah (value added) paling besar.

Mari kita kutip beberapa contoh pemborosan jangka pendek untuk mendapatkan penghematan jangka panjang (dikutip dari buku The Toyota Way Fieldbook). Pertimbangkan skenario berikut (konteksnya ada di pabrik pembuat mobil).

Contoh 1 : Memperlakukan pekerja yang memberi nilai tambah seperti seorang ahli bedah dan menyediakan semua alat dan komponen yang ia perlukan untuk melakukan pekerjaannya tanpa terganggu. Dokter bedah memberi kontribusi nilai-tambah pada saat membedah. Maka diperlukan berbagai peralatan dan juga perawat bantu agar dia bisa konsentrasi membedah. Perawat bantu itu seakan pemborosan jangka pendek, agar bisa menghemat energi dan waktu dokter bedah yang berharga. Ini ibarat mempekerjakan sopir bagi seorang eksekutif agar terhindar dari pusing karena kemacetan jalanan.

Contoh 2 : Meningkatkan kualitas peluncuran produk dengan melibatkan pemasok berkualitas tinggi dari sejak awal. Biaya per unit mungkin lebih tinggi pada awalnya, tapi hal ini sangat penting untuk mencapai penghematan jangka panjang. Perusahaan yang bermental ‘penghematan jangka pendek’ mungkin akan memilih pemasok yang memberikan harga paling murah (dengan kualitas kurang terjamin). Ibaratnya kalau kita beli mobil, tentunya -kalau mampu- akan lebih baik membeli mobil merek bagus dengan harga lebih mahal daripada merek yang kurang handal walaupun harganya jauh lebih murah (sayangnya kebanyakan kita tidak mampu, hahaha).

Ringkasnya, apa yang tampak kasat mata sebagai suatu penghematan belum tentu benar-benar memberikan penghematan dalam jangka panjang. Sebaliknya, apa yang kasat mata seperti pemborosan boleh jadi memang perlu ditempuh untuk menghasilkan penghematan jangka panjang. Kuncinya adalah dengan evaluasi mendalam terhadap efek jangka panjang, yaitu memahami proses secara keseluruhan dan mengenali dimana letak esensiil pekerjaan yang memberikan nilai tambah utama (seperti contoh dokter bedah, dimana nilai utama terjadi saat dia membedah), barulah kita bisa melakukan pemotongan biaya secara bijak.

Apakah Anda punya contoh-contoh kebijakan ‘pemotongan biaya’ di kantor yang menurut Anda justru jadi pemborosan jangka panjang?

Sumber : http://sepia.blogsome.com/2008/03/02/penghematan/